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word操作技巧|超实用

  很多朋友都希望能在Word中用快捷键来完成一些常用的操作。可那些快捷键特别难记,好多朋友的方法都通过菜单的提示来强行记忆(如图1所示)。

图1

  但这个方法效果不好,而且平时大家都习惯于使用工具栏按钮,要去菜单里找,有时还真不一定能找出自己需要的命令来,既费时又费力。
  其实,我们完全可以通过一个小小的设置让Word的工具栏按钮上也显示出相应的快捷键来:
  (本操作技巧已在Office 2003版本下测试通过)
  操作步骤如下:
  1. 打开Word 2003软件
  2. 执行“工具”菜单→“自定义”命令, 然后在弹出的设置窗口中点击“选项”按钮。如图2所示

图2

  3. 勾选箭头标识的“在屏幕提示中显示快捷键”复选框后点击“关闭”按钮即可
  4. 好了,再回到Word主窗口试试吧,看看现在是不是把鼠标放到工具栏按钮上也能显示出快捷键的设置来呢?如图3所示

图3

  【小提示】 其实,Word默认的快捷键并不很全,而每个人的使用目的又不相同,如果您经常使用的功能没有预设快捷键那该怎么办呢?
  Word已经提供给我们一个自设快捷键的功能了。依然在图2窗口中,点击“键盘”按钮,会弹出一个如图4所示的快捷键设置窗口,如果我们需要给当前这个功能“FileNew”(意思是新建一份文件)设置一个快捷键,就可以直接将光标定位于“请按新快捷键”一栏,然后直接按动快捷键就行了,最后点击“指定”按钮,新的快捷键即可生效。

图4

Word文档损坏了?六种方法可以挽回数据


  在打开Word文档时,如果程序没有响应,那么很有可能是该Word文档已经损坏。此时,请试试笔者以下所述方法,或许能够挽回你的全部或部分损失。
  
一、自动恢复尚未保存的修改
  Word提供了“自动恢复”功能,可以帮助用户找回程序遇到问题并停止响应时尚未保存的信息。实际上,在你不得不在没有保存工作成果就重新启动电脑和Word后,系统将打开“文档恢复”任务窗格,其中列出了程序停止响应时已恢复的所有文件。
  文件名后面是状态指示器,显示在恢复过程中已对文件所做的操作,其中:“原始文件”指基于最后一次手动保存的源文件;“已恢复”是指在恢复过程中已恢复的文件,或在“自动恢复”保存过程中已保存的文件。
  “文档恢复”任务窗格可让你打开文件、查看所做的修复以及对已恢复的版本进行比较。然后,你可以保存最佳版本并删除其他版本,或保存所有打开的文件以便以后预览。不过,“文档恢复”任务窗格是Word XP提供的新功能,在以前的版本中,Word将直接把自动恢复的文件打开并显示出来。
  
二、手动打开恢复文件
  在经过严重故障或类似问题后重新启动Word时,程序自动任何恢复的文件。如果由于某种原因恢复文件没有打开,你可以自行将其打开,操作步骤如下:
  1. 在“常用”工具栏上,单击“打开”按钮;
  2. 在文件夹列表中,定位并双击存储恢复文件的文件夹。对于Windows 2000/XP操作系统,该位置通常为“C:\documents and settings\Application Data\Microsoft\Word”文件夹;对于Windows 98/Me操作系统,该位置通常为“C:\ Windows\Application Data\Microsoft\Word”文件夹;
  3. 在“文件类型”框中单击“所有文件”。每个恢复文件名称显示为“‘自动恢复’保存file name”及程序文件扩展名;
  4. 单击要恢复的文件名,然后单击“打开”按钮。
  
三、“打开并修复”文件
  Word XP提供了一个恢复受损文档的新方法,操作步骤如下:
  1. 在“文件”菜单上,单击“打开”命令;
  2. 在“查找范围”列表中,单击包含要打开的文件的驱动器、文件夹或Internet位置;
  3. 在文件夹列表中,定位并打开包含文件的文件夹;
  4. 选择要恢复的文件;
  5. 单击“打开”按钮旁边的箭头,然后单击“打开并修复”。
  
四、从任意文件中恢复文本
  Word提供了一个“从任意文件中恢复文本”的文件转换器,可以用来从任意文件中提取文字。要使用该文件转换器恢复损坏文件中的文本,操作步骤如下:
  1. 在“工具”菜单上,单击“选项”命令,再单击“常规”选项卡;
  2. 确认选中“打开时确认转换”复选框,单击“确定”按钮;
  3. 在“文件”菜单上,单击“打开”命令;
  4. 在“文件类型”框中,单击“从任意文件中恢复文本”。如果在“文件类型”框中没有看到“从任意文件中恢复文本”,则需要安装相应的文件转换器。安装方法不做赘述;
  5. 像通常一样打开文档。
  此时,系统会弹出“转换文件”对话框,请选择的需要的文件格式。当然,如果要从受损Word文档中恢复文字,请选择“纯文本”,单击“确定”按扭。不过,选择了“纯文本”,方式打开文档后,仅能恢复文档中的普通文字,原文档中的图片对象将丢失,页眉页脚等非文本信息变为普通文字。
  
五、禁止自动宏的运行
  如果某个Word文档中包含有错误的自动宏代码,那么当你试图打开该文档时,其中的自动宏由于错误不能正常运行,从而引发不能打开文档的错误。此时,请在“Windows资源管理器”中,按住Shift键,然后再双击该Word文档,则可阻止自动宏的运行,从而能够打开文档。
  
六、创建新的Normal模板
  Word在Normal.dot模板文件中存储默认信息,如果该模板文件被损坏,可能会引发无法打开Word文档的错误。此时,请创建新的Normal模板,操作步骤如下:
  1. 关闭Word;
  2. 使用Windows“开始”菜单中的“查找”或“搜索”命令找到所有的Normal.dot文件,并重新命名或删除它们。比如,在Windows XP中,请单击“开始”,再单击“搜索”,然后单击“所有文件和文件夹”,在“全部或部分文件名”框中,键入“normal.dot”,在“在这里寻找”列表框中,单击安装Word的硬盘盘符,单击“搜索”按钮。
  查找完毕,右键单击结果列表中的“Normal”或“Normal.dot”,然后单击“重命名”命令,为该文件键入新的名称,例如“Normal.old”,然后按Enter键;
  3. 启动Word
  此时,由于Word无法识别重命名后的Normal模板文件,它会自动创建一个新的Normal模板。

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